Thủ tục thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật, chuyển nhượng vốn, thay đổi chủ sở hữu hoặc chuyển giao quyền quản lý. Vậy thủ tục thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh thực hiện như thế nào, cần chuẩn bị gì và đâu là những lỗi hay khiến hồ sơ bị trả về? Bài viết dưới đây tổng hợp theo hướng dễ hiểu, thực tế và giúp bạn lựa chọn phương án tối ưu – tự làm hoặc sử dụng dịch vụ thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh của Dịch vụ Thuế 24H để tiết kiệm thời gian.

Trường hợp nào cần thực hiện thủ tục thay đổi người đứng tên?

Doanh nghiệp thường làm thủ tục khi rơi vào một trong các tình huống:

• Thay đổi người đại diện theo pháp luật do bổ nhiệm nhân sự mới hoặc điều chỉnh cơ cấu quản trị.

• Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên thay đổi do chuyển nhượng vốn hoặc chuyển quyền sở hữu.

• Công ty TNHH 2 thành viên/công ty cổ phần thay đổi cơ cấu vốn dẫn đến thay đổi quyền quản trị và thay đổi người đại diện theo pháp luật.

• Doanh nghiệp tư nhân thay đổi chủ doanh nghiệp do chuyển nhượng/mua bán doanh nghiệp.

• Tái cơ cấu: sáp nhập, hợp nhất, chia tách khiến thông tin đại diện/chủ sở hữu thay đổi.

6 bước thủ tục thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh

Dưới đây là quy trình thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh thực tế mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Bước 1: Rà soát loại hình doanh nghiệp và lý do thay đổi

Hãy xác định chính xác:

• Doanh nghiệp thuộc loại hình nào (TNHH 1TV, TNHH 2TV, cổ phần, DNTN…)

• Thay đổi theo hướng nào (đổi người đại diện, đổi chủ sở hữu, chuyển nhượng vốn…)

• Người đứng tên mới là cá nhân hay tổ chức

Bước này quyết định bộ giấy tờ đi kèm và thẩm quyền ký hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo đúng trường hợp

Thông thường, bộ hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (đúng mẫu).

• Quyết định về việc thay đổi người đứng tên.

• Biên bản họp (tùy loại hình: TNHH 2TV/cổ phần thường cần).Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng tên mới (CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực).

• Văn bản ủy quyền (nếu người đi nộp không phải người đại diện theo pháp luật).

• Tài liệu phát sinh nếu có chuyển nhượng: hợp đồng chuyển nhượng, danh sách thành viên/cổ đông sau thay đổi, hồ sơ tổ chức và ủy quyền đại diện (nếu chủ sở hữu mới là tổ chức)…

Mẹo quan trọng: Hãy kiểm tra sự thống nhất thông tin giữa các tài liệu (họ tên, số CCCD, chức danh, ngày hiệu lực). Chỉ cần lệch một chi tiết, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa.

Bước 3: Ký hồ sơ đúng thẩm quyền, đúng quy trình nội bộ

Đây là lỗi khiến nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ nhất. Tùy loại hình:

• TNHH 1 Thành viên: chủ sở hữu ký quyết định.

• TNHH 2 Thành viên: hội đồng thành viên thông qua, người có thẩm quyền ký theo quy định.

• Cổ phần: hội đồng quản trị (hoặc cơ quan có thẩm quyền theo điều lệ) thông qua.

• DNTN: chủ doanh nghiệp ký theo hồ sơ chuyển giao.

Nếu doanh nghiệp có quy định đóng dấu, hãy đảm bảo dấu và chữ ký đồng nhất trên các tài liệu.

Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể chọn:

• Nộp trực tiếp: phù hợp khi muốn xử lý trực tiếp và nắm tiến độ tại chỗ.

• Nộp online: phù hợp khi muốn tiết kiệm thời gian đi lại, nhưng yêu cầu file scan rõ nét và đúng định dạng.

Bước 5: Theo dõi xử lý bổ sung nếu có yêu cầu

Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ thiếu/sai, doanh nghiệp sẽ nhận yêu cầu sửa đổi/bổ sung. Nếu hợp lệ, doanh nghiệp nhận kết quả cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Bước 6: Đồng bộ các đầu việc liên quan sau khi thay đổi

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp nên chủ động cập nhật thông tin tại:

• Ngân hàng (chủ tài khoản/đại diện giao dịch)

• Chữ ký số, hóa đơn điện tử (nếu thông tin chủ thể ký thay đổi)

• Bảo hiểm (nếu có)Các hợp đồng, hồ sơ pháp lý nội bộ và đối tác

Bước đồng bộ này giúp doanh nghiệp tránh “giấy phép đã đổi nhưng hệ thống/đơn vị liên quan vẫn lưu thông tin cũ”.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả về

• Sai mẫu biểu hoặc điền thiếu thông tin bắt buộc.

• Quyết định/biên bản họp ký sai thẩm quyền, sai tỷ lệ thông qua.

• Thông tin cá nhân không khớp giữa CCCD và thông báo.

• File scan mờ, thiếu trang, thiếu chữ ký, thiếu tài liệu ủy quyền.Thiếu giấy tờ chuyển nhượng hoặc thiếu danh sách thành viên/cổ đông sau thay đổi.

Vì sao nên dùng dịch vụ thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh của Dịch vụ Thuế 24H?

Nếu bạn muốn làm nhanh, đúng ngay từ đầu và không mất thời gian “nộp – sửa – nộp lại”, sử dụng dịch vụ thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh của Dịch vụ Thuế 24H sẽ giúp:

• Tư vấn đúng trường hợp thay đổi và hướng xử lý phù hợp theo loại hình doanh nghiệp.

• Soạn trọn bộ hồ sơ đúng mẫu, đúng thẩm quyền ký, đúng logic pháp lý.

• Hướng dẫn chuẩn hóa giấy tờ, file scan, quy trình ký.

• Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và xử lý bổ sung khi phát sinh.

• Bàn giao kết quả, hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ các bước liên quan (ngân hàng, hóa đơn, chữ ký số…).

Kết luận

Thực hiện đúng thủ tục thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, hạn chế rủi ro khi giao dịch và tránh gián đoạn vận hành. Nếu doanh nghiệp cần xử lý nhanh, không muốn sai sót hoặc không có thời gian theo dõi hồ sơ, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh của Dịch vụ Thuế 24H để được hỗ trợ trọn gói, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.

Thương hiệu: Công ty TNHH Tư vấn Luật và Dịch vụ thuế 24h;

Hotline: 0973.432.146;

Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà số 392, đường Nguyễn Thị Đặng, Phường Tân Thới Hiệp, TP. HCM (Quận 12 cũ);

Email: dichvuthue24h@gmail.com;

Website: https://dichvuthue24h.com/