Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thủ tục Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Để được cấp giấy phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần nắm rõ và chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, Dịch vụ Thuế 24h sẽ hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ, quy trình xử lý, cũng như cung cấp giải pháp hỗ trợ trọn gói giúp doanh nghiệp quốc tế tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP về hướng dẫn chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, mọi tổ chức kinh doanh quốc tế có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện đều phải nộp hồ sơ đề nghị cấp phép tại cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ không chỉ cần đúng về mặt hình thức mà còn phải đầy đủ về nội dung pháp lý và được chuẩn bị theo đúng trình tự – đặc biệt là các tài liệu có nguồn gốc nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Đơn đề nghị cấp giấy phép

Doanh nghiệp nước ngoài cần nộp đơn theo mẫu do Bộ Công Thương ban hành. Mẫu đơn phải được điền đầy đủ thông tin về tên công ty mẹ, quốc gia đăng ký kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, mục đích mở văn phòng đại diện và thông tin về người đứng đầu văn phòng.

Bản sao giấy phép kinh doanh của công ty mẹ

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước sở tại cấp cho công ty mẹ là tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ. Tài liệu này cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam và dịch sang tiếng Việt có công chứng theo đúng quy định.

Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

Công ty mẹ cần có quyết định chính thức về việc bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện. Văn bản này phải ghi rõ họ tên, quốc tịch, chức vụ và thời gian làm việc tại Việt Nam của người đại diện.

Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ cá nhân của người đứng đầu

Nếu người được bổ nhiệm là người nước ngoài, phải cung cấp bản sao hộ chiếu hợp lệ có dấu xác nhận cư trú hoặc visa tại Việt Nam. Nếu là công dân Việt Nam, cần nộp bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân.

Tài liệu chứng minh địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng thuê địa điểm làm văn phòng và các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê. Trụ sở văn phòng không được đặt tại chung cư hoặc địa điểm không phù hợp với chức năng thương mại.

Báo cáo tài chính hoặc giấy tờ chứng minh năng lực tài chính

Thông thường, doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo tài chính năm gần nhất có kiểm toán hoặc xác nhận của ngân hàng về tình hình tài chính hiện tại. Tài liệu này nhằm đảm bảo công ty mẹ có đủ khả năng duy trì hoạt động văn phòng tại Việt Nam.

Một số tài liệu bổ sung tùy theo ngành nghề hoặc lĩnh vực

Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ công ty mẹ hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện như y tế, giáo dục, tài chính hoặc bảo hiểm, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu thêm các giấy phép chuyên ngành hoặc tài liệu chứng minh năng lực chuyên môn.

Quy trình xử lý hồ sơ tại cơ quan chức năng

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Công Thương của tỉnh hoặc thành phố nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Thời gian xử lý theo quy định là 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ thiếu sót hoặc cần bổ sung, Sở Công Thương sẽ thông báo bằng văn bản trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận để doanh nghiệp điều chỉnh và bổ sung theo yêu cầu.

Khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, có hiệu lực tối đa 05 năm, và có thể gia hạn theo nhu cầu.

Tất cả tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp. Đây là bước quan trọng nhưng thường bị bỏ sót hoặc làm không đúng quy chuẩn, gây trì hoãn cấp phép.

Thứ hai, địa điểm đặt văn phòng cần hợp pháp, có hợp đồng thuê rõ ràng và không vi phạm quy định về quy hoạch sử dụng đất. Trụ sở không đủ điều kiện có thể khiến hồ sơ bị từ chối.

Thứ ba, người được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng cần có đầy đủ giấy tờ tùy thân, không thuộc diện bị cấm giữ chức danh quản lý và có khả năng thường trú hoặc làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Dịch vụ hỗ trợ trọn gói Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Dịch vụ Thuế 24h

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp quốc tế trong quá trình mở rộng thị trường. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ do rào cản pháp lý, ngôn ngữ và sự khác biệt trong quy trình hành chính tại Việt Nam. Những vấn đề như hợp pháp hóa lãnh sự không đúng chuẩn, thiếu sót giấy tờ, dịch thuật không đạt yêu cầu hay không nắm rõ cơ quan tiếp nhận đều có thể khiến hồ sơ bị trả về nhiều lần, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Hiểu rõ những trở ngại đó, Dịch vụ Thuế 24h mang đến giải pháp hỗ trợ trọn gói cho toàn bộ quá trình chuẩn bị và xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Với hơn 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước đầu cho đến khi văn phòng đi vào hoạt động hợp pháp.

Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên sâu theo từng lĩnh vực ngành nghề, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng, soạn thảo văn bản và đại diện làm việc với Sở Công Thương hoặc các cơ quan chuyên ngành. Sau khi được cấp phép, đội ngũ chuyên viên tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các thủ tục sau thành lập như khắc dấu, đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế thu nhập cá nhân cho nhân sự văn phòng và giải đáp các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình vận hành.

Dịch vụ Thuế 24h không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong từng bước triển khai – là lựa chọn đáng tin cậy cho mọi doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

Kết luận

Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là bước quan trọng quyết định thời gian và khả năng được cấp phép hợp pháp tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần chú ý đến các yêu cầu pháp lý, đặc biệt là yếu tố dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự và các giấy tờ về địa điểm và người đại diện.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo toàn bộ quy trình diễn ra nhanh chóng, minh bạch và tuân thủ đúng pháp luật Việt Nam, hãy liên hệ ngay Dịch vụ Thuế 24h để được hỗ trợ trọn gói từ A đến Z. Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp quốc tế tiếp cận thị trường Việt Nam một cách an toàn và hiệu quả.

Thương hiệu: Công ty TNHH Tư vấn Luật và Dịch vụ thuế 24h;

Hotline: 0973.432.146;

Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà số 392, đường Nguyễn Thị Đặng, Phường Tân Thới Hiệp, TP. HCM (Quận 12 cũ);

Email: dichvuthue24h@gmail.com;

Website: https://dichvuthue24h.com/